Programación Multiproyecto en la PMO

Una PMO (Project Managment Office) en sentido amplio debe hacerse cargo de las labores de valoración, selección y jerarquización de los proyectos, de forma que la cartera de proyectos sirva para desplegar la estrategia corporativa. Pero en la práctica, los recursos de que dispone la empresa son limitados y los proyectos deben compartir recursos (humanos, técnicos, materiales, etc).

Por ello, en la práctica, las PMO's debe planificar la cartera de proyectos en modo multiproyecto, teniendo en cuenta las restricciones de los recursos. Las posibles particularidades de cada proyecto, junto con las interacciones entre los mismos hacen que el problema sea muy complejo. Por tanto, es necesario desarrollar modelos de programación que ayuden a realizar este tipo de programación, teniendo en cuenta reglas de prioridad que recojan las prioridades y estrategias corporativas.

Gestión de Carteras de Proyectos y productividad.

¿Has vivido o padecido alguna de estas situaciones?.

• Un proyecto que se está ejecutando presenta grandes problemas para que se le asignen recursos.
• Todo el equipo trabaja en un proyecto que era extremadamente urgente, y de repente, aparece tu jefe/a y dice que hay que parar lo que se estaba haciendo y concentrarse en otro proyecto.
• No están claro qué importancia tiene cada proyecto para la organización.
• Habitualmente, hay conflictos entre departamentos por los recursos.
  

Si te resultan familiares estas situaciones, probablemente en tu empresa no haya instaurado un sistema de Dirección de Carteras de Proyectos. Si la empresa aplica una eficiente gestión de carteras, solo forma parte de la cartera aquellos proyectos que contribuyen a los objetivos estsratégicos de la organización. Además, los proyectos están jerarquizados según su importancia, y en caso de conflicto por los recursos, se asignan estos a los proyectos más importantes.

La gestión multi-proyecto como forma de mejorar la competitividad de las empresas

En una economía globalizada como la actual, solo las empresas creativas y eficientes consiguen sobrevivir. Esto es especialmente cierto en nuestros días, en los que la crisis económica internacional ha puesto de manifiesto la necesidad de incrementar los niveles de productividad y competitividad.

En este contexto, cabe preguntarse cómo puede la gestión de carteras de proyectos en general, y la gestión de entornos multi-proyecto en particular, contribuir a la eficiencia de las organizaciones.

La respuesta es sencilla: todas las empresas en mayor o menor medida realizan proyectos. Y la gestión multi-proyecto permite un uso eficiente de los recursos (humanos, materiales, etc.). Gracias a una buena gestión multi-proyecto, se reduce el número de recursos ociosos o infrautilizados, y tampoco existen recursos con cargas de trabajo programadas superiores a las realmente ejecutables; y así se optimiza el avance de los proyectos, para los recursos disponibles, mejorando el valor de la empresa.

Me encanta que los planes salgan bien! (II)

Antes de empezar con nuevas tareas, hagamos una recapitulación de lo que debemos tener en estos momentos. 1- Definición del alcance del proyecto. Es decir, lo que tenemos que hacer y lo que no tenemos que hacer. 2- Diagrama de flujo sencillo. Nos da una idea global de los pasos que debemos dar para lograr nuestro objetivo. Estos dos ítems van a ser la base de nuestro trabajo. A partir de este momento, vamos a empezar a realizar una serie de procesos/tareas gracias a los cuales vamos a ser capaces de identificar mas información, que a la postre, será la clave del éxito del proyecto. Qué tipo de procesos vamos a necesitar? En un principio, abordaremos dos tipos de procesos, los que nos ayudan a comprender y definir de una manera más exacta todo lo relacionado con el alcance del proyecto, y los procesos que profundizarán en la búsqueda de un diagrama de flujo más completo, que nos guíe a la consecución exitosa de nuestro objetivo. Es decir, procesos que gestionan el alcance y el tiempo del proyecto. Pero si reflexionamos acerca de los aspectos que rodean un proyecto, nos damos cuenta que hay muchos factores importantes para el éxito que no se encuentran dentro de estos grupos de procesos, como son aquellos que afectan a la financiación del proyecto, el presupuesto del que disponemos…el grado de calidad necesario en el proyecto o los riesgos que afectan al proyecto (financieros, naturales, humanos…). Este segundo grupo de procesos, son aquellos que se encargan de la gestión del coste, la calidad y del riesgo. Pero, esto es todo? No. No nos podemos olvidar que para la realización de cualquier tipo de proyecto, hay un factor fundamental, el factor humano, la gestión de los recursos humanos. Pero para realzar un proyecto no es solo necesario recursos humanos, sino que también habrá que comprar material, las materias primas, por lo tanto, habrá que realizar la gestión de las adquisiciones, así como la gestión de la información que se genera, quién debe recibirla, almacenarla…es decir, la gestión de las comunicaciones. Para finalizar, falta realizar una última puntualización, que no vale de nada realizar todo este tipo de procesos, si no se hace de manera coordinada, si no se hace de manera planificada.

Me encanta que los planes salgan bien!

"Me encanta que los planes salgan bien". ¿Quién no recuerda esta frase del célebre personaje, John "Hannibal" Smith, el Coronel de la serie "El Equipo A"? Tal y como adelantábamos en la entrada “Impossible is Nothing”, la clave del éxito es planificar aquello que vamos a realizar, pero, como debemos planificar? Qué debemos hacer para que nuestros planes salgan bien? Los dos primeros pasos que tenemos que dar son, por un lado, tener muy claro el objetivo que perseguimos, sin ambigüedades, saber en todo momento qué está dentro del alcance de nuestro proyecto, y lo que puede que sea mas importante, qué esta fuera del alcance del proyecto. El otro de los pasos a dar es, coger lápiz y papel, y plasmarlo por escrito, no podemos permitir que a lo largo del proyecto, cambie un aspecto tan crítico. Una vez que hemos hecho esto, y aprovechando que ya tenemos el lápiz y el papel en la mano, los seguiremos utilizando en todo momento, ya que nuestro no es precisamente un lugar muy seguro y robusto en el que guardar información clave. Si hemos realizado todo lo dicho hasta ahora, ojo, que llegamos a la parte clave, a lo divertido. Ahora solo nos queda “trazar el plan”. Para ello vamos a seguir una serie de pasos. En primer lugar, pensar a grandes rasgos, todo lo que necesitamos, es decir, los ingredientes/materias primas/datos y por otro lado, los pasos/acciones a realizar para lograr nuestro objetivo. Para ello se recomienda realizar un diagrama de flujo, en que pondremos, además de las acciones a realizar, las entradas que necesita cada acción, y las salidas que produce. Recuerda, estamos realizando un diagrama de flujo sencillo, que sólo recoge a grandes rasgos los pasos que vamos a dar. Esto es muy importante, pues no podemos permitirnos el lujo de perdernos en pequeños detalles, en aspectos que ahora, en un principio, carecen de importancia. Por qué? Porque “para conocer un bosque, no se puede estudiar árbol a árbol, hay que entenderlo en su conjunto, para poder posteriormente, entrar en detalle”. Por lo menos, si queremos que nuestros planes salgan bien.

Impossible is Nothing

Impossible is nothing. Podría pensarse que esta frase hecha es sólo el eslogan de una conocida marca de dopa deportiva, o la típica frase de aliento que se le da a alguien que piensas está a punto de fracasar, la arenga que da un entrenador a sus jugadores antes de empezar un partido que parece perdido antes de empezar. Sin embargo, nos encontramos ante algo más, no es una simple frase, es una forma de vida. Pelea chico, pelea!, Lucha por lo que quieres! … son las típicas frases que ejemplifican ese estilo de vida, frases que hemos oído decir cientos de veces…frases que salen siempre de las mismas bocas, de aquellos que piensan que “no hay miras demasiado altas, sino personas poco persistentes”. Pero…esto es todo lo que necesitamos para tener éxito? Saber lo que queremos y ser cabezotas? NO, no es suficiente. Para tener éxito, aparte de esos dos factores ya mencionados, hace falta algo más: Planificación. La palabra planificación lleva implícito dos aspectos fundamentales, el primero, hay que trazar una plan, un camino, una estrategia para conseguirlo, correr como un pollo sin cabeza, no es buena idea. El segundo, tiempo, hay que marcarse un plazo razonable para conseguir los objetivos que nos hemos propuesto. No es razonable pretender ser la empresa con mayor facturación del país, sacar una carrera universitaria, ser campeón del mundo de los 100m lisos, de la noche a la mañana.

Qué quieres conseguir?

Qué quieres conseguir? Es la clave, la pregunta del millón, una pregunta que parece trivial y sin embargo, pocos saben responder. Qué quieres conseguir? El mayor problema con el que nos encontramos, es la limitación de tiempo del que disponemos o hacemos uso para reflexionar acerca de lo que queremos en la vida. En lugar de ello, funcionamos como autómatas, levantarse, lavarse, desayunar, vestirse, ir a trabajar, comer, volver a trabajar, cenar, dormir...y vuelta la burra al trigo, día tras día, es la misma rutina, pero...esa rutina nos lleva a algún sitio? Si, la respuesta es si, claro que nos lleva a algún sitio, sin embargo, nos lleva a donde queremos ir? estamos logrando nuestro objetivo? tenemos objetivo? "Quien no tiene visión, no tiene misión". Es por esto, por lo que debemos pararnos y pensar, tranquilamente, qué es lo queremos conseguir, cual es nuestra visión, para de esta manera, poder tener una misión que cumplir, unos objetivos por los que luchar y ser consecuentes con ellos. De nada sirve decir que quieres mucho a tu madre si no le dedica mas de 5 minutos cada día, de nada sirve decir que quieres un trabajo si no se busca de verdad ese trabajo, de nada sirve empezar un proyecto sin saber qué se busca en ese proyecto. Así que ahora, si eres uno de los que no saben responder qué es los que quieres conseguir, como dijo en su día un anuncio de coches...Concéntrate, qué quieres conseguir?, no todos tienen la suerte de Jack Sparrow de tener una brújula que te lleva al objetivo.